Dnešní příspěvek bude ryze praktický. Je věnovaný především těm z vás, kteří ve farnosti působíte v pastoračních radách a zpracováváte zápis, ale třeba jej využijete i v jiných sférách svého života. Zaměřím se na psaní zápisů, což je činnost, kterou mám na starosti od začátku působení naší pastorační rady farnosti (PRF).
Zúročuji zkušenosti z předchozí práce
Jak jsem se vlastně k funkci zapisovatele dostala? Díky zkušenostem, které jsem nasbírala v předchozí práci manažerky Národního programu HIV/AIDS v ČR (takto se oficiálně nazývala pozice lékaře, který měl na starosti koordinaci problematiky HIV/AIDS na národní úrovni).
Předtím, než jsem získala k ruce asistentku, jsem obstarávala veškeré zápisy z různých jednáních (především na Ministerstvu zdravotnictví) sama. Zápisy se braly přísně oficiálně, pořizovaly se na základě záznamů jednání a zvláště z jednání, která se protáhla třeba na čtyři hodiny, bylo potom poměrně namáhavé vytvořit zápis přiměřeného rozsahu.
Psát zápisy pro farnost pak byla práce za odměnu 🙂
Proč pořizovat zápisy?
Pozastavím se nad tím, jaký má smysl zápisy dělat. Je to jednak dobrá rekapitulace pro zapisovatele, a tím pádem i pro všechny zúčastněné. Zvláště u jednání s větším časovým odstupem poskytuje cennou návaznost. Je to v podstatě takový němý svědek průběhu jednání. Nemusíte se s ostatními dohadovat, co kdo měl na starosti, do kdy se to mělo udělat apod. Prostě se podíváte do zápisu, kde to uvidíte černý na bílým, neboť co je psáno je dáno.
Zápisy jsou také cenným informačním zdrojem pro nezúčastněné členy – měly by dávat smysl i lidem, kteří při jednání chyběli nebo třeba přebírají po někom agendu a chtějí si udělat obrázek o předešlé práci.
Často se hodí jako odrazový můstek pro začátek dalšího jednání – zkontrolují se úkoly z předešlého jednání stanovené v zápise a pak se projednávají další body.
V praxi
Jednání PRF si nenahrávám, časově se vejdeme do 2 hodin, a tak mi slouží k poznámkám malý deníček a propiska. Mohla bych psát přímo do NB, což by mi nevadilo, pokud bych se věnovala pouze zápisu. Do jednání se však aktivně zapojuji, a proto vnímám NB na stole jako fyzickou bariéru, která mě dělí od ostatních. S analogovým zaznamenáváním tohle nevnímám.
Účastníky označuji v deníčku iniciálami (abych věděla, kdo co řekl), používám řadu zkratek, snažím se informace strukturovat už při zápisu. Když nestíhám, požádám o zopakování nebo se pokusím shrnout hlavní myšlenku delšího příspěvku.
Zápis z deníčku se pak snažím přepsat co nejdříve od jednání, dokud je mám v živé paměti. Většinou si zkopíruji formát předešlého jednání a začnu úpravou formálních náležitostí jako je datum, jmenování účastníků apod.
Co by mělo být v zápisu uvedeno?
Struktura našeho zápisu je následující:
- Nadpis s datem jednání (např. Zápis z jednání pastorační rady farnosti dne 14. 12. 2022)
- Seznam účastníků včetně seznamu omluvených
- Zápis z průběhu jednání
- Bodově sepsané hlavní úkoly na příště případně s jiným termínem plnění
- Termín dalšího jednání (je-li znám)
Zápis mi vyjde v průměru na stranu až na stranu až půl (písmo Calibri, vel. 11, řádkování 1)
Na co ještě nezapomenout?
Před sdílením zápisu si jej několikrát pročtu a opravím chyby po sobě. Hotový zápis zasílám na kontrolu všem členům, kteří se jednání účastnili. Jsem přece jenom člověk, který dělá chyby, mohl špatně pochopit řečené a tento kontrolní mechanismus chyby vychytá. Je vhodné si určit blízké datum, do kterého by se měly komentáře zaslat a mohl tak vzniknout finální zápis. A pak už nezbývá než zápis někde archivovat, v lepším případě transparentně zveřejnit.
Jsem žena s křížem nadnášeným vírou. Předávám své zkušenosti všem, kteří v životě s něčím bojují anebo hledají inspiraci na život s vírou. Více o mně v mém příběhu 🙂